WhatsApp richtig nutzen: Praktische Tipps und versteckte Funktionen

WhatsApp gehört für viele Menschen längst zum Alltag. Nachrichten schreiben, Fotos verschicken oder mit der Familie telefonieren – vieles davon geht schnell und unkompliziert. Gleichzeitig bietet WhatsApp zahlreiche Funktionen, die weniger bekannt sind und den Umgang mit der App noch angenehmer und sicherer machen.

Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Grundlagen und verraten Ihnen einige praktische Funktionen, die Sie vielleicht noch nicht kennen.

Nachrichten schreiben, verschicken und bearbeiten

Eine Nachricht zu schreiben, ist schnell erledigt: Öffnen Sie einen Chat, tippen Sie auf das Textfeld und schreiben Sie Ihre Nachricht. Mit einem Tipp auf das Mikrofon können Sie stattdessen eine Sprachnachricht aufnehmen.

Ein kleiner Tipp, der sich im Alltag besonders lohnt: Haben Sie eine Nachricht verschickt und dabei einen Tippfehler entdeckt, können Sie sie nachträglich bearbeiten. Das ist beispielsweise praktisch, wenn aus einem "Donnerstag" versehentlich ein "Dienstag" geworden ist. Um Nachrichten zu korrigieren, drücken Sie lange auf die entsprechende Nachricht und wählen Sie im Menü "Bearbeiten". 

Auch Fotos, Videos, Dokumente, Kontakte und Ihren Standort können Sie direkt über einen Chat verschicken. Tippen Sie dazu auf das Pluszeichen beziehungsweise das Büroklammer-Symbol neben dem Eingabefeld.

Sprachnachrichten: praktisch, aber nicht immer ideal

Sprachnachrichten sind praktisch, wenn Sie gerade keine Zeit zum Tippen haben. Allerdings kann es für die Empfängerin oder den Empfänger unpraktisch sein, eine längere Nachricht abzuhören – etwa im Zug oder an einem öffentlichen Ort.

Für kurze Mitteilungen sind Sprachnachrichten deshalb besonders geeignet. Bei längeren Informationen ist eine normale Textnachricht oft übersichtlicher.

Gruppen richtig nutzen

Familiengruppen, Vereine, Freundeskreise oder Reisegruppen: WhatsApp-Gruppen sind praktisch, können aber schnell unübersichtlich werden.

Sie können beispielsweise eine Gruppe stummschalten, wenn Sie nicht bei jeder neuen Nachricht eine Benachrichtigung erhalten möchten. Die Nachrichten bleiben trotzdem vorhanden und können später gelesen werden.

Auch wichtig: Über die Datenschutz-Einstellungen (unter "Gruppen) können Sie festlegen, wer Sie zu Gruppen hinzufügen darf. Das kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn Sie nicht ungefragt in fremden Gruppen landen möchten.

Fotos und Videos verschicken – ohne dass alles im Handy landet

Über WhatsApp lassen sich Fotos und Videos sehr einfach verschicken. Wenn Sie regelmässig viele Bilder erhalten, kann allerdings der Speicherplatz Ihres Smartphones schnell knapp werden.

Deshalb lohnt es sich, einen Blick auf die Einstellungen (unter "Chats") zu werfen. Dort können Sie festlegen, ob Empfangene Fotos und Videos automatisch in Ihren Fotos gespeichert werden sollen. 

Das ist besonders praktisch bei grossen Gruppen, in denen täglich zahlreiche Fotos oder Videos geteilt werden.

Wichtige Nachrichten wiederfinden

Kennen Sie das? Jemand schickt Ihnen eine Adresse, eine Telefonnummer oder eine wichtige Information – und einige Wochen später suchen Sie verzweifelt danach.

WhatsApp bietet verschiedene Möglichkeiten, solche Inhalte wiederzufinden. Eine einfache Möglichkeit ist die Suchfunktion. Damit können Sie innerhalb eines Chats oder über mehrere Chats hinweg nach Begriffen suchen.

Besonders wichtige einzelne Nachrichten lassen sich ausserdem markieren. So können Sie beispielsweise eine Adresse, eine Reisebestätigung oder eine wichtige Information später leichter wiederfinden. Wie das geht, lesen Sie etwas weiter unten.

Chats aufräumen, ohne sie zu löschen

Nicht jeder Chat muss dauerhaft in Ihrer Chatübersicht sichtbar sein. Wenn die Liste immer länger wird, können Sie Unterhaltungen, die Sie nicht mehr benötigen, archivieren.

Beim Archivieren wird der Chat aus der normalen Übersicht entfernt, ohne dass die Nachrichten gelöscht werden. So können Sie beispielsweise alte Gruppen oder abgeschlossene Unterhaltungen aus der Hauptansicht nehmen, ohne deren Inhalt zu verlieren.

Gehen Sie dazu auf die Chat-Übersicht und streichen Sie beim entsprechenden Chat nach rechts. Dann können Sie "archivieren" wählen. Das ist eine einfache Möglichkeit, WhatsApp übersichtlicher zu halten.

Unbekannte Anrufe stummschalten

WhatsApp kann nicht nur von gespeicherten Kontakten angerufen werden. Wer Ihre Telefonnummer kennt, kann Sie grundsätzlich auch über WhatsApp kontaktieren.

Wenn Sie häufig unerwünschte oder unbekannte Anrufe erhalten, gibt es dafür eine praktische Einstellung: Unter "Datenschutz > Anrufe" können Sie Anrufe von unbekannten Nummern stummschalten.

Die Anrufe werden dann nicht mehr auf Ihrem Telefon klingeln. Sie bleiben jedoch in der Anrufliste sichtbar. So können Sie später nachsehen, ob sich unter den unbekannten Anrufen vielleicht doch ein wichtiger Kontakt befand. WhatsApp führt diese Funktion ausdrücklich als Schutz gegen unerwünschte Anrufe, Spam und Betrugsversuche auf.

Ihre Privatsphäre selbst bestimmen

WhatsApp bietet zahlreiche Einstellungen dazu, welche Informationen andere Personen über Sie sehen können. Dazu gehören beispielsweise Ihr Profilbild, Ihr Status, Ihre zuletzt gesehene Aktivität und Informationen darüber, wann Sie online sind.

Wer sich schon länger nicht mit diesen Einstellungen beschäftigt hat, sollte sie einmal in Ruhe überprüfen.

Hilfreich ist dafür die Funktion "Privatsphäre-Check" (unter "Datenschutz"), die WhatsApp anbietet. Sie führt Schritt für Schritt durch wichtige Privatsphäre-Einstellungen und hilft Ihnen dabei, selbst festzulegen, welche Informationen Sie mit anderen teilen möchten.

Chats mit einem zusätzlichen Schutz versehen

Es gibt Unterhaltungen, die nicht unbedingt jeder sehen soll, der zufällig Ihr Smartphone in der Hand hält. Dafür bietet WhatsApp die Funktion "Chatsperre". Diese kann im entsprechenden Chat durch Klick auf den Kontakt eingestellt werden.

Ein gesperrter Chat wird in einen geschützten Bereich verschoben und kann nur mit der Gerätesperre oder einer biometrischen Funktion wie Fingerabdruck oder Gesichtserkennung geöffnet werden. Auch der Inhalt von Benachrichtigungen aus einem gesperrten Chat wird verborgen.

Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn Sie Ihr Smartphone gelegentlich anderen Personen geben.

Nachrichten automatisch verschwinden lassen

Für bestimmte Unterhaltungen können Sie "selbstlöschende Nachrichten" aktivieren. Diese können im entsprechenden Chat durch Klick auf den Kontakt aktiviert werden. Neue Nachrichten werden dann nach einer von WhatsApp vorgesehenen Zeit automatisch aus dem Chat entfernt.

Das kann beispielsweise für Informationen praktisch sein, die nur vorübergehend benötigt werden. Bei wichtigen Informationen sollten Sie diese Funktion allerdings nicht verwenden, denn eine Nachricht, die später automatisch verschwindet, lässt sich nicht einfach wieder aus dem Chat holen. WhatsApp weist zudem darauf hin, dass selbstlöschende Nachrichten keine Garantie dafür sind, dass eine Information tatsächlich nicht gespeichert wird – beispielsweise kann ein Empfänger den Inhalt anderweitig sichern.

WhatsApp auch am Computer nutzen

Sie müssen WhatsApp nicht ausschliesslich auf dem Smartphone verwenden. Mit WhatsApp Web oder der Desktop-Anwendung können Sie Ihre Nachrichten auch am Computer schreiben und lesen.

Das ist besonders angenehm, wenn Sie längere Nachrichten verfassen möchten. Statt auf der kleinen Smartphone-Tastatur können Sie die normale Tastatur des Computers verwenden.

Die Verbindung wird über Ihr Smartphone eingerichtet (unter "Verknüpfte Geräte"). Anschliessend können Sie WhatsApp auch am Computer nutzen.

Ein Benutzername statt der Telefonnummer

Eine besonders interessante Neuerung ist die Möglichkeit eines WhatsApp-Benutzernamens.

Die Idee dahinter: Sie können künftig über einen Benutzernamen kontaktiert werden, ohne einer neuen Person zunächst Ihre Telefonnummer geben zu müssen. Das kann beispielsweise interessant sein, wenn Sie einer neuen Gruppe beitreten oder mit jemandem nur vorübergehend Kontakt haben möchten.

WhatsApp hat die Reservierung von Benutzernamen im Juni 2026 angekündigt. Die Funktion wird schrittweise eingeführt und ist deshalb möglicherweise noch nicht bei allen Nutzerinnen und Nutzern verfügbar. Laut WhatsApp können Sie in der neuesten Version unter "Konto > Benutzername" prüfen, ob die Reservierung für Sie bereits möglich ist.

Interessant ist dabei auch: WhatsApp plant kein öffentliches Verzeichnis, in dem andere Personen einfach nach Benutzernamen suchen können. Wer Sie über Ihren Benutzernamen kontaktieren möchte, muss diesen kennen.

Ihr WhatsApp-Konto zusätzlich schützen

WhatsApp bietet mehrere Möglichkeiten, das eigene Konto besser zu schützen. Dazu gehören unter anderem die zweistufige Verifizierung und weitere Sicherheitsfunktionen. Diese finden Sie unter "Konto".

Gerade weil WhatsApp häufig für persönliche Gespräche, Fotos und andere private Informationen genutzt wird, lohnt es sich, die Sicherheitseinstellungen einmal zu überprüfen.

Eine wichtige Grundregel gilt unabhängig von den technischen Einstellungen: Geben Sie niemals einen Bestätigungscode, den Sie per SMS erhalten haben, an eine andere Person weiter. Wenn jemand Sie auffordert, einen solchen Code zu übermitteln, sollten Sie besonders vorsichtig sein.

Drei kleine WhatsApp-Tricks für den Alltag

Neben den bekannten Funktionen gibt es einige kleine Kniffe, die WhatsApp im Alltag noch praktischer machen.

Auf eine bestimmte Nachricht antworten

In einer Gruppe kommen manchmal mehrere Nachrichten gleichzeitig. Wenn Sie sich auf eine bestimmte Nachricht beziehen möchten, können Sie diese direkt zitieren.

So geht's: Wischen Sie bei der gewünschten Nachricht nach rechts. Alternativ können Sie die Nachricht auch länger gedrückt halten und anschliessend auf den Antwort-Pfeil tippen. Danach erscheint die ursprüngliche Nachricht über Ihrem Text. Schreiben Sie Ihre Antwort und verschicken Sie sie wie gewohnt.

So ist für alle Beteiligten sofort ersichtlich, auf welche Nachricht Sie antworten.

Wichtige Nachrichten markieren

Eine Adresse, eine Buchungsbestätigung oder eine wichtige Information kann schnell zwischen vielen anderen Nachrichten verschwinden. Mit einem Stern können Sie einzelne Nachrichten markieren und später leichter wiederfinden.

So geht's: Halten Sie die gewünschte Nachricht länger gedrückt und tippen Sie auf das Stern-Symbol. Die Nachricht wird dadurch markiert.

Um Ihre markierten Nachrichten später anzusehen, öffnen Sie die WhatsApp-Einstellungen und wählen Sie "Mit Stern markierte Nachrichten". Je nach Smartphone und WhatsApp-Version kann der Menüpunkt auch an einer etwas anderen Stelle zu finden sein.

Text hervorheben und formatieren

Sie können einzelne Wörter oder ganze Textpassagen in WhatsApp hervorheben. Das ist beispielsweise praktisch, wenn Sie in einer Nachricht einen wichtigen Termin oder eine Uhrzeit besonders deutlich machen möchten.

Fett schreiben: Setzen Sie vor und nach dem Text ein Sternchen: *Wichtig* wird zu Wichtig.

Kursiv schreiben: Setzen Sie vor und nach dem Text einen Unterstrich: _Wichtig_ wird zu Wichtig.

Durchstreichen: Setzen Sie vor und nach dem Text eine Tilde: ~Wichtig~ wird durchgestrichen.

Auf vielen Smartphones können Sie Text ausserdem markieren und anschliessend über das angezeigte Menü die gewünschte Formatierung auswählen.

Solche kleinen Formatierungen müssen Sie natürlich nicht ständig verwenden. Bei längeren Nachrichten können sie aber helfen, wichtige Informationen schneller erkennbar zu machen.

WhatsApp muss nicht kompliziert sein

Sie müssen nicht jede Funktion von WhatsApp kennen oder nutzen. Schon einige wenige Einstellungen können den Alltag angenehmer machen: Chats aufräumen, wichtige Nachrichten wiederfinden, unbekannte Anrufe stummschalten oder die Privatsphäre überprüfen.

Wenn Sie WhatsApp bereits regelmässig nutzen, lohnt sich deshalb ein Blick in die Einstellungen. Vielleicht entdecken Sie dabei eine Funktion, die Ihnen bisher gefehlt hat.

Tipp: Aktualisieren Sie WhatsApp regelmässig. Neue Funktionen und Sicherheitseinstellungen werden laufend ergänzt oder verändert. Einzelne Bezeichnungen und Menüpunkte können sich deshalb je nach Smartphone und Version unterscheiden.